請求書はいつ発行する？ 個人事業主が知っておくべき発行日と発行のタイミングについて

「請求書ってどのタイミングで発行すればいいの？」
「発行日はいつにすればいいんだろう？」

はじめて請求書を発行する時には、このような疑問が出てきます。
そこで今回は、個人事業主やフリーランスの方が知っておくべき、請求書を発行するタイミングや発行方法について解説します。

請求書の発行は、都度方式と掛売方式の2つの方法で行われます。

　 　　 　　 　 　 　　 　　 　

都度方式	商品の納品やサービスの提供が完了したタイミングで請求書を発行する
掛売方式	毎月〇日に先月分の取引をまとめて請求する

そのため、単発での取引の場合は、商品の引き渡しやサービスの提供が完了したタイミングで請求書を発行、1か月の間に複数回の取引をおこなう場合は、毎月〇日と決めて請求書を発行するのが一般的です。

ケーキを販売している会社を例に挙げてみましょう。
例えば、会社の記念行事用のケーキ注文のように、単発での取引の場合は、請求書を発行して商品と併せて納品します。

単発ではなく、デパートに毎日指定された個数を納品するような場合は、毎回請求書を発行するのは大変なので、日にちを決めて1か月分をまとめて請求するようにします。

このように、取引形態にあわせて請求書を発行するタイミングを選ぶのが一般的です。

請求書の発行日はいつにする？では、請求書の発行日はいつにすればいいのでしょうか？
商品の納品と同時に請求書を手渡す場合は、基本的に納品日や請求書を発行した日付けを記載すれば大丈夫です。

ただ、商品を納品した後に請求書を発送する場合は、取引先の締め日に合わせることが多いです。企業の場合、「月末締め、翌月〇日払い」のように、締め日と支払日が決まっていることがほとんどです。

そのため、3月25日に商品を納品して、4月10日に請求書の発送を行うような場合は、取引先に確認して、請求書の発行日を締め日に合わせるようにします。締め日を確認して請求書を発行しないと、入金が1か月遅れてしまうためです。

請求書を発行した場合は、控えを保存しておく義務があります。個人事業主の保存期間は5年で、消費税納税業者になっている場合は7年です。

保存方法は紙で発行した場合と、電子（PDF等）で発行した場合の2つのパターンに分かれます。請求書を紙で発行した場合は、紙の請求書を保管するか、スキャンして電子データで保存します。電子（PDF等）で発行した場合は、電子データのまま保存する必要があります。
（2023年2月現在は電子データを紙に出力して保存することも可能ですが、2024年1月以降は、紙に出力しての保存はできなくなります。）

電子保存、スキャナ保存のどちらの場合も、電子帳簿保存法の保存要件を満たす形で保存する必要があるため、電子帳簿保存法に対応した、インボイス（請求書発行）アプリを活用するのがおすすめです。

インボイスを発行するようになると、請求書発行の業務は以前より増える可能性が高いです。この機会に、デジタル化・省力化のためのシステムやアプリの導入をご検討されてはいかがでしょうか。

会計バンクの「スマホインボイスFinFin」は、請求書や領収書の作成・管理をスマホひとつでスマートに行えるアプリです。シンプルな機能を追求しており、かんたんに運用できます。

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