副業で家賃や光熱費を経費にする人が覚えておくべき、家事按分について分かりやすく解説！
家事按分とは、経費計上の際に、生活費と事業費が混在している場合は、事業の運営にかかっている割合を一定のルールに則って算出・計上することです。
例えば、副業をしている方や個人事業主の場合は、自宅と事務所が兼用になっているケースがあります。このとき「プライベートの自宅だけれど、一応事務所でもあるから全額経費でいいだろう」というわけにはいきません。
全体家賃のうちどれくらいの割合が事業にかかっているのかを算出し、事業分だけを経費計上する。これが、家事按分です。
家事按分の対象は、家賃のほかにも電気代や通信費、車両費などが考えられます。「生活費と事業費が混在している＝プライベートと業務用が兼用である」ものについては、家事按分が必要です。
やや複雑に感じられるかもしれませんが、事業で必要であると証明でききちんと家事按分がされるのであれば、プライベートと兼用であっても一部が経費として認められるため、節税効果が見込めます。
家事按分が必要な経費家事按分することが求められる経費には、以下の例があります。
家賃自宅と事務所が兼用になっている場合の家賃
光熱費自宅と事務所が兼用になっている場合の、電気代や水道費
通信費インターネットの回線費用や携帯代など
自動車自家用車と社用車が兼用の場合の自動車の減価償却費やガソリン代、自動車税等
価格が10万円未満の備品文房具や書類の収納ケースといった、10万円以下の消耗品費（10万円以上の物品は減価償却の対象）
図書費新聞や雑誌などの参考図書にかかった費用
上記のような、生活費と事業費が混在している費用については家事按分が必要です。逆に、明らかに業務以外で利用用途がないもの（あるいは利用しないと証明できるもの）に関しては、家事按分は不要です。
家事按分のやり方については、業務や経費の内容、家族及び使用人の構成、自宅兼事務所の利用状況等を総合勘案して判定しますが、明確に定められた計算式はありません。
そのため、それぞれが自身の状況に合わせて、業務の遂行上直接必要であったことが明らかにされる部分の経費がいくらになるかを計算する必要があります。算出方法にはいくつかの計算式が考えられますが、どの方式を採用するかをあらかじめ定めたうえで、都度同じ方式を用いて計算することを推奨します。
では、実際にどのような考え方で計算をすればいいか。よく利用される、2つのパターンをご紹介します。
わかりやすくするために、今回は「事務所と自宅が兼用の部屋を、月10万円で借りている」という前提で例とします。
業務使用のスペース部屋の専有面積から金額を算出する方法です。例えば、仕事場/自宅の全体面積を40平米、そのうち実際に業務に利用している面積が10平米であるとします。このケースでは、10万円の家賃のうち10平米分の割合を計算し、経費として計上します。
「業務面積 10÷全体面積 40」なので、業務利用の割合は25%です。つまり家賃10万円のうち「25% ＝25,000円」が事業に使用している金額。残りの「75%＝75,000円」が生活に使用している金額と計算できます。
業務使用の時間実際に業務を行っていた時間から、金額を算出する方法です。例えば24時間のうち、業務のために在宅する時間は8時間であると仮定します。その場合、自宅を事務所として利用している割合は「8時間÷24時間」で33%となります。
このことから、家賃10万円のうち「33% ＝33,000円」が事業に使用している金額。残りの「67%＝67,000円」が生活に使用している金額と計算できます。
副業の場合は、本業のために外出している時間も長いと思われます。その場合は、「業務利用8時間÷実際に在宅している時間 ○時間」といった計算も想定できますので、それぞれの実情に合った計算式で、割合を算出してください。
業務日数ここまでは家事按分の代表例となる家賃でご紹介しましたが、通信費や電気代を算出する際は、業務日数を基にした計算式も用いられます。
これは「業務をおこなっている日数÷7日間」から、週のうち何%が業務に必要な割合かを算出し、その割合分だけ経費計上する方式です。例えば、月の電気代が10,000円・業務日数が3日間であれば、「業務日数 3日間÷7日間=43%」なので、4,300円が経費になります。
家事按分にあたっての算出方法の規定はないため、自身で客観的に説明ができる計算式を用いて計算します。
計算式によって金額に差が出ますが、その際は、経費としての計上金額がもっとも大きくなる方法を採用して構いません。
ただし忘れてはならないのは、その金額が「事業の実態に即しているか」と「根拠が説明できるか」です。これは家事按分のみならず、すべての経費に関して共通する考え方です。もし、税務署から確認を受けた際に、なぜその金額になったのか、合理的な説明ができるかどうかをしっかりと意識したうえで家事按分をおこないましょう。
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