【2025年版】確定申告の必要書類とは？個人事業主・会社員・年金受給者別にやさしく解説
確定申告を行う際は、確定申告書や本人確認書類、収入金額が確認できる書類が必要です。さらに、控除を適用して還付を受ける場合には、追加で書類の準備が必要になります。本記事では、個人事業主・会社員・年金受給者それぞれのケースで必要となる書類をわかりやすく解説します。
また、確定申告アプリ「スマホ会計FinFin」では、自宅にいながらスマホ一つで確定申告が可能です。アプリの質問に〇✕で答えていくだけで、簡単かつスピーディーに必要な書類を作成できるため、初心者の方や時間がない方でも安心です。準備を効率化して、申告期をスムーズに乗り切りましょう。
目次
1. 確定申告における共通の必要書類
確定申告に必要な書類は、個人事業主や会社員、年金受給者など、収入の種類や利用する控除によって異なります。ただし、どのような立場で申告する場合でも、共通して準備すべき書類があります。以下では、それぞれの書類についてわかりやすく解説します。
確定申告書
確定申告とは、毎年1月1日〜12月31日までの1年間に得た収入と税額を計算し、申告書にまとめて税務署へ提出する手続きです。申告を行う際は、所定の確定申告書に必要事項を記入して提出します。
確定申告書は、確定申告会場や税務署、市区町村の確定申告担当窓口などで入手できます。郵送で受け取りたい場合は、管轄の税務署へ連絡することで手続き方法を案内してもらえます。
また、e-Tax（国税電子申告・納税システム）や国税庁の「確定申告書等作成コーナー」を利用する場合は、画面上で申告書を作成するため、紙の用紙を別途用意する必要はありません。
※出典：令和6年分 所得税及び復興特別所得税の確定申告の手引き（国税庁）
本人確認書類
確定申告書を提出する際は、本人確認ができる書類の提示またはコピーの添付が求められます。マイナンバーカードを持っている場合は、それ単体で本人確認が完了しますが、カードがない場合は以下の書類をそれぞれ用意しましょう。
| 番号確認書類 | ・通知カード（記載内容が現状と一致しているもの） ・マイナンバー記載の住民票の写し、または住民票記載事項証明書 |
| 身元確認書類 | ・運転免許証 ・健康保険証 ・パスポート ・身体障害者手帳 ・在留カード など |
所得金額が分かる書類
確定申告書の「収入金額等」に記載する内容に応じて、以下の書類を用意します。
| 項目等 | 添付又は提示すべき書類 |
|---|---|
| 事業・営業等 | ・青色申告者：総収入金額及び必要経費の内訳を記載した「青色申告決算書」
・白色申告者 総収入金額及び必要経費の内訳を記載した「収支内訳書」 |
| 事業・農業 | |
| 不動産 | |
| 業務に係る雑所得 | ・総収入金額及び必要経費の内訳を記載した『収支内訳書』（前々年の業務に係る「雑所得」の収入金額が1,000万円を超える場合に限ります） |
| 総合譲渡・短期 | ・譲渡所得の内訳書【総合譲渡用】（PDF） |
| 総合譲渡・長期 |
なお、2019年4月1日以降は、給与所得や退職所得、公的年金等の源泉徴収票は添付不要となりましたが、金額を正確に記入するため、手元に保管しておくと便利です。
※出典：〔令和6年分 所得税及び復興特別所得税の確定申告の手引き〕申告書に添付・提示する書類（国税庁）
控除を受ける場合の必要書類
各種控除を利用する場合は、申告書の「所得から差し引かれる金額」欄に記載するとともに、控除の種類に応じた証明書を準備します。代表的な例は以下のとおりです。
- ・社会保険料控除 ：社会保険料（国民年金保険料）控除証明書
- ・小規模企業共済等掛金控除：支払った掛金額の証明書
- ・地震保険料控除 ：支払った掛金額の証明書
- ・生命保険料控除 ：支払った掛金額の証明書
（旧生命保険料に係るもので、1契約あたり9,000円以下のものを除く）
なお、会社員の方でこれらの控除を年末調整で反映済みの場合は、確定申告で改めて提出する必要はありません。ただし、以下の控除は、年末調整ではなく確定申告にて申請しなければなりません。
| 控除の種類 | 概要 | 控除額 |
|---|---|---|
| 雑損控除 | 火災、盗難、横領によって、生活に通常必要な住宅や家財などの資産に損害を受けたとき | 次のAとBのうちいずれか多い方の金額
A：（損害金額+災害等関連支出の金額-保険金等の額）-（総所得金額等）×10％ |
| 医療費控除 | 年間10万円（所得200万円未満なら所得の5%）を超えて医療費を支払ったとき ※本人および同一生計の配偶者や親族の医療費も含める |
実際に支払った医療費の合計額－保険金などで補てんされる金）－10万円 |
| 寄附金控除 | 国や地方公共団体、認定NPO法人など特定の団体へ寄付をしたとき | 次のAまたはBのいずれか低い金額－2000円
A：その年に支出した特定寄附金の額の合計額 |
※出典：災害や盗難などで資産に損害を受けたとき(雑損控除)（国税庁）
※出典：医療費を支払ったとき（医療費控除）（国税庁）
※出典：一定の寄附金を支払ったとき(寄附金控除)（国税庁）
還付金を受け取るための口座情報
源泉徴収や予定納税により税金を納めすぎている場合は、申告によって還付金を受け取ることが可能です。これを「還付申告」と呼びます。還付申告を行う場合は、確定申告書に受取口座となる本人名義の金融機関名・預金の種類・口座番号を申告書に記入します。
事前に通帳やキャッシュカードなどで、正確な情報を確認しておきましょう。
2. 個人事業主が準備すべき書類
事業所得がある個人事業主の場合は、青色申告または白色申告のどちらかで確定申告します。青色申告と白色申告の違いについては、以下の記事をご覧ください。
青色申告の場合
青色申告は、一定の要件のもとで正規の帳簿付けを行うことで、最大65万円の特別控除を受けられる制度です。青色申告を選択する場合は、確定申告書に「青色申告決算書」を添付して提出します。
また、青色申告を行う場合は、以下の帳簿や書類を保存する必要があります。
| 保存が必要なもの | 保存期間 | |
|---|---|---|
| 帳簿 | 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など | 7年 |
| 決算関係書類 | 損益計算書、貸借対照表、棚卸表など | 7年 |
| 現金預金取引等関係書類 | 領収証、小切手控、預金通帳、借用証など | 7年（前々年分の事業所得及び不動産所得の金額が300万円以下の方は、5年） |
| その他の書類 | 取引に関して作成し、又は受領した上記以外の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など） | 5年 |
白色申告の場合
白色申告では、収支内訳書を作成し、確定申告書とあわせて提出します。用途別に様式が分かれているため、自身の収入に合った書類を選びます。保存義務のある主な書類は以下のとおりです。
| 保存が必要なもの | 保存期間 |
|---|---|
| 収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿） | 7年 |
| 業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿） | 5年 |
| 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 | 5年 |
| 業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 | 5年 |
3. 会社員が準備すべき書類
会社員の場合、多くは年末調整で税額が確定しますが、次のようなケースでは確定申告が必要になります。源泉徴収票の提出は不要になっていますが、申告内容の確認用として手元に準備しておくことをおすすめします。
- ・給与の年間収入が2,000万円を超える場合
- ・副業などの所得が年間20万円を超える場合
- ・2か所以上から給与を受け取っている場合
また、会社員が控除を受ける場合に必要な書類は以下の通りです。
| 住宅ローン控除 | ・住宅借入金等特別控除額の計算明細書 ・住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書 ・住宅の工事請負契約書もしくは売買契約書の写し ・住宅の登記事項証明書 など |
| 寄付金控除 | ・寄附先から交付された寄付金の受領証 ・特定寄附金に該当することを証明する書類 |
| 医療費控除 | ・医療費控除の明細書 ・医療費通知 |
| 雑損控除 | ・災害、盗難、横領などに関連する支出金額を証明する領収書 |
4. 年金受給者が準備すべき書類
年金も所得に該当するため確定申告が必要ですが、公的年金には「確定申告不要制度」が設けられており、以下の条件をすべて満たす人は手続きを行う必要がありません。
- ・公的年金の収入金額の合計が400万円以下
- ・公的年金等に係る雑所得以外の所得金額が20万円以下
ただし、所得税の還付を希望する場合や、公的年金に係る雑所得以外の収入があり住民税の申告が必要な場合、また各種控除の適用を受けたい場合には、確定申告が必要となります。申告にあたっては、年金の源泉徴収票をはじめ、控除に関する証明書類をあらかじめ用意しておきましょう。
5. 「スマホ会計FinFin」なら働き方にあわせて確定申告ができる！
確定申告は、個人事業主だけでなく、会社員や年金受給者も状況によっては申告が必要です。しかし、必要書類は立場や利用する控除の内容によって異なり、自分に必要なものを一つずつ確認して準備するのは、想像以上に手間がかかります。
「スマホ会計FinFin」なら、働き方に応じた3種類のモードをご用意。自分の働き方や申告スタイルに応じてスムーズに確定申告ができるほか、簡単な質問に答えていくだけで簡単に申告書の作成・提出が完了します。申告シーズン前の今こそFinFinをインストールして、余裕をもって準備を進めましょう。
6. まとめ
確定申告は、税額を正しく計算し、適切に納付するための大切な手続きです。個人事業主だけではなく、会社員や年金受給者の方も、条件によっては申告が必要になります。
必要な書類は、働き方や利用する控除の種類によって内容が異なるため、あらかじめ自分に必要な書類を確認し、計画的に準備を進めておきましょう。
