請求書はいつ発行する？発行日・締め日・支払期限の決め方を解説
「請求書はいつ発行すればいい？」
「納品したらすぐ発行するの？」
「月末締めの場合、請求書はいつ送ればいい？」
個人事業主やフリーランスとして仕事をしていると、請求書を発行するタイミングに迷うことがあります。請求書を発行するタイミングは、取引先との契約や取引条件によって異なります。取引ごとに請求する方法のほか、1か月分の取引をまとめて請求する方法もあります。
この記事では、請求書を発行する基本的なタイミングから、発行日・締め日・支払期限の違い、取引先に請求書を提出するときの確認ポイントまで、個人事業主・フリーランスが知っておきたいポイントを解説します。
▶︎この記事でわかること
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目次
1. 請求書を発行するタイミングは取引条件によって異なる
請求書を発行するタイミングは、すべての取引で一律に決まっているわけではありません。
取引先との契約や取引条件に「納品後に請求」「毎月末締めで翌月○日までに請求書を提出」などのルールが定められている場合は、基本的にそのルールに従います。
請求書を発行する方法は、大きく次の2つに分けて考えることができます。
| 都度請求 | 商品の納品やサービスの提供が完了するなど、取引ごとに請求する |
| 締め請求 | 一定期間の取引をまとめて請求する |
都度請求とは？
都度請求とは、商品を納品したり、サービスの提供が完了したりするなど、取引が発生するたびに請求書を発行する方法です。
単発の仕事など、取引回数が少ない場合に利用されることがあります。
締め請求とは？
締め請求とは、一定期間に発生した取引をまとめて請求する方法です。
たとえば「月末締め・翌月末払い」の取引では、1か月間の取引をまとめて請求し、翌月の決められた期日までに支払いを受けるという流れになります。
継続的に取引している企業などでは、締め請求が採用されることがあります。
2. 請求書の「発行日」「請求日」「締め日」はどう違う？
請求書について調べていると、「発行日」「請求日」「締め日」などの言葉が出てきます。それぞれ意味が異なるため、混同しないようにしましょう。
| 用語 | 意味 |
| 発行日 | 請求書を作成・発行した日 |
| 請求日 | 取引先に代金を請求する日として扱う日 |
| 締め日 | 一定期間の取引を集計する基準となる日 |
| 支払期限・支払期日 | 取引先が代金を支払う期限 |
たとえば「月末締め・翌月末払い」の場合、月末が取引を集計する締め日、翌月末が支払期日となります。
ただし、請求書の発行日や提出日は、締め日と必ず同じになるとは限りません。取引先によって請求書の提出期限が決められていることもあるため、契約書や発注時の案内などを確認しましょう。
3. 「月末締め・翌月末払い」の場合、請求書はいつ発行する？
「月末締め・翌月末払い」とは、月末までの取引を1か月分として締め、その翌月の決められた期日に代金を支払う取引条件です。
たとえば、3月1日から3月31日までの取引を「3月末締め」とする場合、3月分の取引をまとめて請求し、4月末に支払うという形が考えられます。
ただし、請求書をいつまでに提出するかは別途確認が必要です。
たとえば、
- ・3月31日：3月分の取引を締める
- ・4月上旬：3月分の請求書を提出
- ・4月30日：支払い
という流れになる場合があります。
このように、「締め日＝請求書の発行日」とは限りません。請求書の提出期限が「翌月○日まで」のように決められている場合もあるため、取引先のルールを確認しておきましょう。
4. 請求書を発行するときに確認したい5つのポイント
請求書を発行するときは、「いつ作るか」だけでなく、次の点も確認しておくと安心です。
① 請求の締め日
月末締め、20日締めなど、取引先がどの期間の取引をまとめて請求するのか確認します。
② 請求書の提出期限
締め日と請求書の提出期限は別の場合があります。「翌月5日まで」「翌月10日まで」など、具体的な提出期限が指定されていないか確認しましょう。
③ 請求書の送付方法
PDFをメールで送る、取引先指定のシステムにアップロードする、郵送するなど、取引先によって指定方法が異なる場合があります。
④ 支払期日
いつ代金が支払われるのか確認しておきましょう。特に初めて取引する相手の場合は、請求書を作成する前に支払条件を確認しておくと安心です。
なお、フリーランス法の対象となる取引では、発注事業者は原則として、給付を受領した日から60日以内のできる限り短い期間内に支払期日を定め、その期日までに報酬を支払う必要があります。また、フリーランスから請求書が提出されていないことを理由に支払いを遅らせることはできません。
⑤ 請求書の記載内容
請求金額、取引内容、取引年月日、振込先など、必要な情報が記載されているか確認します。インボイス制度の適格請求書を発行する場合は、適格請求書に必要な記載事項も確認しましょう。
5. 請求書を早めに発行してもいい？
請求書を発行できるタイミングは、取引内容や契約条件によって異なります。納品やサービス提供が完了してから請求する取引もあれば、契約時に定めたタイミングで請求する取引もあります。
そのため、「請求書は必ず納品日に発行する」「請求書は必ず月末に発行する」と一律に考えるのではなく、まず取引先との契約や請求条件を確認することが大切です。特に継続的な取引では、請求書の提出期限や指定のフォーマット、送付方法などが決められていることがあります。
6. 請求書の発行が遅れたらどうする？
請求書の発行や提出が遅れた場合は、できるだけ早く取引先に連絡し、請求書を提出しましょう。取引先によっては、請求書の提出期限に合わせて経理処理や支払い処理を行っているため、提出が遅れると入金時期に影響する可能性があります。
ただし、フリーランス法の対象となる取引では、請求書の提出がないことだけを理由として、あらかじめ定めた支払期日を過ぎて報酬を支払うことは認められていません。
7. 発行した請求書は保存しておこう
発行した請求書やその控えは、事業に関する重要な書類です。個人事業主が業務に関して作成・受領した請求書などの書類は、原則として5年間保存する必要があります。一方、消費税の課税事業者が仕入税額控除のために保存する請求書等や、適格請求書発行事業者が交付した適格請求書の写しなどは、7年間の保存が必要となる場合があります。
また、請求書をPDFなどの電子データで送受信した場合は、電子帳簿保存法の電子取引に関するルールに従って、その電子データを保存する必要があります。2024年1月以降の電子取引では、請求書などの電子データを送った場合も保存の対象です。
保存方法や保存期間は、事業者の状況によって異なるため、必要に応じて国税庁の最新情報を確認しましょう。
請求書や領収書の発行・保管方法について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
8. 請求書の発行タイミングに迷ったら、まず取引条件を確認
請求書を「いつ発行するか」で迷ったときは、まず次の順番で確認しましょう。
- ・契約書や発注書などで請求条件を確認する
- ・締め日を確認する
- ・請求書の提出期限を確認する
- ・請求書の送付方法を確認する
- ・支払期日を確認する
特に初めて取引する場合は、仕事を始める段階で請求条件を確認しておくと、請求書を発行するときに迷いにくくなります。
請求書の作成・発行をもっと簡単に
請求書を発行するたびに、取引先や金額、取引内容などを入力するのは手間がかかります。請求書FinFinなら、スマホから請求書を作成・発行できます。請求書を作成する機会が多い個人事業主・フリーランスの方は、請求業務の効率化に活用してみてはいかがでしょうか。
1.いつでもどこでもスマホだけで請求書発行
スマホ画面に沿って入力を進めるだけで請求書を作成できます。パソコンを開いて操作する必要はありません。
2.請求書や領収書の発行・受け取り
スマホひとつで請求書や領収書をPDF発行やメール送付、リンク共有することができます。受け取り処理も可能です。
3.使いやすいインターフェース
請求ワークに不慣れな方でも、専門的な知識がなくても、直感的に操作できるので安心です。
よくある質問
Q.請求書は納品後いつまでに発行すればいい？
A.請求書を発行する具体的な期限は、すべての取引で一律に決められているわけではありません。取引先との契約や取引条件によって「納品後○日以内」「翌月○日まで」などの期限が設定されている場合があります。仕事を受ける際に、請求書の提出期限を確認しておきましょう。
Q.請求書の発行日はいつの日付にすればいい？
請求書の発行日は、実際に請求書を発行する日を基本として考えます。ただし、取引先から請求書の日付について指定されている場合は、そのルールを確認しましょう。発行日と締め日は必ずしも同じではありません。
Q.月末締めの場合、請求書は月末に発行する？
必ずしも月末に発行するとは限りません。月末締めは、月末までの取引を1か月分として集計する基準です。請求書の提出は翌月になる場合もあるため、取引先が定めている提出期限を確認しましょう。
Q.請求書を発行するのが遅れた場合はどうすればいい？
請求書の発行や提出が遅れた場合は、まず取引先に連絡し、できるだけ早く提出しましょう。請求書の提出期限が決められている場合、経理処理や支払いに影響する可能性があります。なお、フリーランス法の対象となる取引では、請求書が提出されていなくても、あらかじめ定めた支払期日までに報酬を支払う必要があります。
Q.請求書はメールで送ってもいい？
取引先が電子データでの受け取りに対応していれば、PDFなどの電子請求書をメールで送付する方法があります。ただし、取引先が指定するシステムや送付方法がある場合は、そのルールに従いましょう。また、電子データで請求書をやり取りした場合は、電子帳簿保存法に基づく保存についても確認が必要です。
Q.請求書の発行日と支払期限は同じ？
同じではありません。発行日は請求書を発行する日、支払期限・支払期日は取引先が代金を支払う期限を指します。たとえば「4月10日に請求書を発行し、4月30日が支払期日」というように、それぞれ異なる日付になることがあります。
まとめ（３行要約）
- ・請求書を発行するタイミングは、取引先との契約や取引条件によって異なります。
- ・発行日・締め日・請求書の提出期限・支払期日は、それぞれ意味が異なるため区別して確認しましょう。
- ・個人事業主・フリーランスは、仕事を受ける段階で請求条件を確認しておくと、請求書の発行や入金管理をスムーズに行えます。
